Los retos más comunes para el trabajo remoto en equipo, sobre todo cuando no hubo tiempo de preparación y entrenamiento:
Falta de acceso a la información: Al distribuir remotamente a los equipos un gran factor es el tiempo y esfuerzo agregado para obtener información de otros colaboradores. Incluso preguntas sencillas pueden sentirse como potenciales conflictos o con tiempos de espera grandes. Esto va más allá de completar tareas, se vuelve todo un reto debido a una falta de práctica en relaciones interpersonales e inteligencia emocional. Y le agrega más dificultad la pérdida de contexto, si físicamente vemos que un colaborador está teniendo un mal día y recibimos una petición brusca podemos entenderlo. Pero si recibimos un correo agresivo sin saber porque viene así, probablemente reaccionemos de manera distinta.
Falta de supervisión: Tanto los líderes de un equipo como sus integrantes, muchas veces tienen un conflicto por la falta de interacciones cara a cara. Los líderes tienen la preocupación de que los integrantes del equipo no trabajarán tan arduamente o tan eficientemente. Y, por otro lado, muchos integrantes batallan por la disminución de contacto con sus líderes y sienten que no están recibiendo soporte y retroalimentación efectiva para hacer su trabajo.
Distracciones: La principal creencia sobre el trabajo remoto es que no se concentrarán y tendrán todas las distracciones posibles al intentar trabajar. Con equipos entrenados y experimentados rara vez es el caso. Pero cuando sucede una transición brusca a trabajo remoto, las probabilidades de que esto suceda son altas, pues se encontrarán en espacios subóptimos para trabajar y en el caso de cierre de escuelas/guarderías con responsabilidades de casa que no se tienen ni contempladas y muchas veces ni calculadas.
Aislamiento: Una de las mayores desventajas del trabajo remoto es la soledad. Por cultura popular, se piensa que los que más batallan son los extrovertidos, sin embargo, en periodos un poco más extensos el aislamiento provoca que cualquier persona se sienta distanciada de su organización, lo que termina resultando tanto para introvertidos como extrovertidos en un decremento de engagement.
Que puede hacer un responsable/líder de equipo para apoyar a los colaboradores remotos:
Establecer contactos periódicos: Idealmente una vez al día, establecer una llamada corta (15min) para revisar el estatus del equipo, en metodologías ágiles, sería el equivalente a la junta diaria. Esto promueve la cohesión del equipo. También puede tener llamadas puntuales personales (10min) para “tocar base” y atender necesidades particulares de cada colaborador.
Lo más importante de estas juntas es que las llamadas sean predecibles y regulares, con horario y tiempo definidos y constantes. Agendada con anticipación y aclarando que es un espacio en el que los colaboradores puedan opinar y que sus inquietudes y preguntas serán escuchadas.
Proporcionar diferentes opciones de comunicación: El correo electrónico y los mensajes de texto para el trabajo remoto son altamente insuficientes. Por fortuna tenemos muchas otras opciones. Lo ideal es realizar video conferencias, pues los estímulos visuales ayudan a reducir el sentir de aislamiento y el intercambio de información con mayor contexto. En particular para temas complejos o sensibles.
Para otros momentos, la colaboración debe ser mucho más fluida y no necesariamente depender de lo visual, para esas situaciones podemos utilizar aplicaciones de chat en vivo como Slack, Zoom, Microsoft Teams, Google Hangouts, etc. sin tener que estar dentro de una video conferencia. Estas herramientas nos ayudan a tener conversaciones sencillas y menos formales.
Tener una herramienta para visualizar el estatus de las tareas y sus entregables, como Trello, ClickUp, etc. Ayuda a mantener una transparencia en el desarrollo del trabajo y la responsabilidad de los miembros del equipo, además que ayuda a facilitar la comunicación y coordinación entre áreas.
Establecer las “reglas del juego”: Cuando el equipo tiene objetivos claros y con tiempos bien definidos (¡Hey, objetivos SMART!), el trabajo se vuelve mucho más satisfactorio y eficiente. Esto se incrementa exponencialmente cuando es remoto. Al tener expectativas claras y una frecuencia de puntos de contacto establecidas, la incertidumbre disminuye. Aumentar la claridad de los puntos de contacto durante el trabajo remoto aumenta las probabilidades de que éste se mantenga efectivo. Por ejemplo, establecer como equipo que para comunicarse se puede utilizar el chat, pero si es algo urgente debemos llamar por teléfono. También es importante que como responsables de equipo monitoreemos la transferencia de información para poder garantizar que todos tienen lo necesario.
Siendo conscientes de muchas situaciones no calculadas, como las responsabilidades familiares por el cierre de escuelas, debemos también establecer momentos óptimos para contactos “en vivo”. Por ejemplo: Usualmente tengo mayor oportunidad de hablar uno a uno por la tarde y las videollamadas temprano por la mañana, pero si hay alguna eventualidad durante el día, llámame. ¿A ti qué se te facilita más? De esta manera somos muy claros en los momentos óptimos y podemos también aumentar la capacidad de organizar la dinámica familiar para los trabajadores remotos.
Crear espacios para interacción social: Uno de los puntos críticos para combatir el aislamiento y mantener la cohesión del equipo y el engagement es proporcionar maneras de interactuar de manera informal sobre temas que -no- sean de trabajo. En particular en aquellas situaciones donde no ha habido oportunidad de entrenar y prepararse para el trabajo remoto.
Pueden ir desde interacciones tan sencillas como preguntar “¿Cómo estuvo tu fin de semana?, ¿Qué actividades realizaste?, ¿Viste alguna película?” hasta fiestas virtuales, donde se pide pizza para comerla al momento de la video conferencia.
Algunos de los colaboradores podrán sentir que este tipo de interacciones son muy forzadas, sin embargo, se ha demostrado que, aunque son pequeñas el impacto en tiempos relativamente prolongados disminuyen la ansiedad por el aislamiento y promueven un sentido de pertenencia.
Crear espacios para soporte personal: En específico cuando la transición fue de golpe, es importante considerar el estrés, la incertidumbre y escuchar las inquietudes de los colaboradores. Así como empatizar con los conflictos que cada uno pueda tener. Provocar mediante preguntas sobre cómo están llevando la situación del trabajo remoto pueden ayudar a generar esa conversación. Durante estas conversaciones es vital mantener una escucha activa y empática genuina, para asegurar que comprendemos y mantener como centro de la conversación las inquietudes del colaborador. No necesariamente para tratar de resolverlas en ese momento.
Utilizar expresiones de aliento en plural genera un efecto emocional que se contagia y transmite tranquilidad a los colaboradores. Además de que también le genera un efecto espejo en los responsables y líderes de equipo. Lo importante no es negar el estrés y ansiedad, reconocerlos y después promover una actitud positiva y de confianza ayudará a mantener un mejor ánimo y ayudar a que todos los colaboradores mantengan el enfoque y un sentido de propósito para cumplir los objetivos que se plantearon.
Recomendaciones puntuales:
- Establecer horarios para interacciones regulares diarias (personales y en equipo).
- Establecer en conjunto objetivos y entregables.
- Sobre comunicar. Ser mucho más específico y ofrecer un mayor número de notificaciones sobre progresos, cambios y términos de actividades genera mayor tranquilidad para todos. Pero exigir la sobre comunicación (principalmente del líder al equipo) provoca sentimientos de desconfianza y micromanagement.
- Establecer rutinas familiares lo más “formales” posibles (tomar bloques de tiempo para trabajar y turnarlos con los otros adultos presentes para atender a los niños o personas que requieran cuidados particulares).
- Determinar un área de trabajo permanente o semipermanente. Preferiblemente, un cuarto con un escritorio, bien ventilado e iluminado. Preferentemente no en la sala o en sillones. Definitivamente no en la cama. Evita estar trabajando “a ratitos” en diferentes lugares.
- Cambiarse de ropa y asearse por la mañana. Ayudarle a nuestro cerebro a que entienda que estamos en un momento de trabajo, aunque no estemos en una oficina. Además de que muchas veces olvidamos que estamos en pijama (o peor sin pijama) al finalizar una video conferencia.
- Planea los breaks y cúmplelos. El trabajo remoto es más sedentario, planea breaks para caminar (20-30minutos), hacer algo de ejercicio, despejar la mente. De esta manera, con bloques de tiempo definidos le ayudas a tu cerebro a distinguir entre el momento de trabajo y todo lo demás. Durante estos momentos, NO trabajes.
- Mantén tu horario de trabajo. Puesto que podemos procrastinar más durante el día o podemos sentir que podemos ganar tiempo, cuando se hace trabajo remoto perdemos la línea del horario. Esto nos lleva a tener un desgaste emocional y mental que no le ayuda a nadie. Muchas veces, por las rutinas en casa, podríamos preferir “recorrer” los horarios de trabajo. Organízate con el equipo y con el responsable/líder del equipo para que no interfiera con los entregables y las metas comunes.
Sin duda es un ejercicio bastante interesante que nos permitirá crecer como organización y como equipos. ¡Ánimo!